Te veel regels maken blind – wat leiders kunnen leren van luchtvaartprocedures

Vrijheid in de lucht bestaat alleen omdat er een klein aantal regels en procedures is waar je absoluut niet omheen kunt. En daarin zit een interessante les voor organisaties. Niet alle regels zijn even belangrijk. Als alles dezelfde aandacht krijgt, wordt het steeds moeilijker om te zien wat er echt toe doet.

Punt F in de ROMEO arrival bij Rotterdam

Laatst vloog ik van Lelystad naar Rotterdam om daar een gezin op te halen voor een rondvlucht over Nederland. Zo’n vlucht is voor veel mensen die met mij vliegen een unieke ervaring waar ze weken naartoe leven. Eenmaal in de lucht ervaren passagiers vaak een ultieme vrijheid. Lekker rondkijken, landmarks spotten vanuit de lucht, even die extra bocht maken om het net wat beter te kunnen zien.

Het kan allemaal. Door de regels. En doordat ik weet waar ik moet kijken om te bepalen welke regels en procedures vandaag, in deze specifieke vlucht, in het bijzonder mijn aandacht vragen.

Niet alle regels zijn even belangrijk

Rotterdam is geen klein ongecontroleerd veldje. Er gaan ook vakantievluchten vandaan met grotere toestellen die gebonden zijn aan vaste tijdsslots en procedures. Dat betekent gecontroleerd luchtruim, vaste arrival- en departure-routes, ook voor VFR verkeer en verplichte klaringen. Dat haal je allemaal uit officiële bron: de AIP (Aeronautical Information Publication) als verplicht onderdeel van je vluchtvoorbereiding.

Zo moet je als General Aviation-piloot vooraf handling regelen via de lokale vliegclub. Geen ingewikkeld proces, maar wel essentieel. Vergeet je het, dan kun je bij aankomst zomaar geweigerd worden omdat je nergens kunt parkeren. Niet ideaal als er een gezin klaarstaat dat zich al weken verheugt op die unieke ervaring. Qua veiligheid gaat er niets fout, maar rechtsomkeert moeten maken in de lucht doordat je dit niet gezien had is vooral onhandig en niet leuk.

Daarnaast gelden rond Rotterdam ook specifieke operationele beperkingen voor arrival- en departure-routes. Dat is een heel ander type procedure. Niet administratief, maar direct gekoppeld aan veiligheid en verkeersscheiding. Door de verschillende routes en verschillende hoogtes voor aankomend en vertrekkend verkeer wordt separatie tussen vliegtuigen via de procedure georganiseerd. Ontworpen veiligheid dus.

In organisaties gooien we administratieve afspraken, veiligheidsmaatregelen en écht kritieke procedures nog weleens op één hoop. Elke regel is dan even (on)belangrijk.

Wat écht belangrijk is, moet opvallen

Rond Rotterdam gelden sinds een tijd aanvullende beperkingen vanwege een bijna-botsing tussen twee General Aviation-toestellen in het verleden. De MIKE arrival en ROMEO departure mogen niet gebruikt worden als baan 06 actief is. Hiermee wordt het risico op 'airproxen' fors verkleind. Onhandig, maar cruciaal voor de veiligheid.

VFR Procedure Chart Rotterdam

Toen de maatregel net van kracht was stond deze in een NOTAM (Notice to Air Missions), maar is inmiddels opgenomen in een AIP SUP(plement). Eerlijk gezegd vind ik dat jammer. Een NOTAM heeft een heel andere, veel urgentere, lading. Het voelt veel meer als informatie die vandaag van invloed kan zijn op mijn vlucht en die ik dus goed moet lezen. Omdat er altijd nieuws in staat lees je ze iedere keer weer door. Een SUP voelt sneller als achtergrondinformatie. Terwijl de operationele impact precies hetzelfde kan zijn. Ja, de SUP moet je ook doornemen, maar neem van mij aan: de meeste vliegers checken die veel minder frequent dan dat ze de NOTAM's lezen, want er staat toch zelden iets nieuws in.

Misschien is dat niet rationeel, maar het is wel hoe aandacht werkt. En juist daarom zou ik dit soort informatie liever terugzien in een NOTAM of rechtstreeks op de kaarten die ik tijdens een vlucht daadwerkelijk gebruik.

De lucht is ondanks al die procedures verrassend vrij

Tegelijkertijd zit er nog een hele andere kant aan vliegen. Rond aankomst en vertrek op veel velden zit relatief veel procedure en coördinatie. Maar zodra je de CTR uit bent, verandert de vlucht eigenlijk meteen van karakter.

Ja, er zijn grenzen. We moeten onder de Schiphol TMA blijven, restricted en prohibited areas vermijden en alert zijn op bijvoorbeeld zweefvliegverkeer rond Soesterberg of Castricum. Maar binnen die grenzen zit juist veel ruimte.

Beginnende tulpen in de buurt van Lelystad

We konden eenvoudig een extra bocht maken boven de Zaanse Schans, nog een keer overvliegen voor een foto of de route iets aanpassen vanwege zicht of comfort. Niemand schrijft exact voor hoe je dat moet doen.

En dat vind ik het interessante aan luchtvaartprocedures. Ondanks alle regels probeert de luchtvaart niet alles dicht te regelen. Er wordt juist heel scherp onderscheid gemaakt tussen wat kritisch is en wat aan het oordeel van de piloot wordt overgelaten.

De harde grenzen moeten glashelder zijn. Procedures die echt belangrijk zijn moeten opvallen. Maar daarbuiten krijgt de professional ruimte om zelf keuzes te maken. Juist daardoor voelt vliegen uiteindelijk als vrijheid.

Procedurele drukte is geen veiligheid

Organisaties reageren op incidenten vaak met extra controles, extra afstemming of een nieuwe procedure. Begrijpelijk, want niemand wil verrast worden door iets dat voorkomen had kunnen worden.

Maar het risico is dat je langzaam een omgeving creëert waarin alles ongeveer even belangrijk lijkt. Nog een checklist. Nog een akkoord. Nog een extra processtap. En juist dan wordt het lastig om scherp te blijven op de dingen die er echt toe doen.

Dat vind ik misschien wel de belangrijkste les uit de luchtvaart. Het is absoluut een wereld van procedures, maar tegelijkertijd ook een wereld waarin voortdurend keuzes worden gemaakt over proportionaliteit. Niet alles krijgt dezelfde zwaarte en niet iedere regel vraagt dezelfde aandacht.

Punt X in de MIKE arrival bij Lelystad

Piloten verwerken tijdens een vlucht al ontzettend veel informatie. Dan helpt het als direct zichtbaar is waar de harde grenzen liggen, welke procedures echt belangrijk zijn en waarom ze bestaan. Daarbuiten ontstaat ruimte om vakmanschap te gebruiken en beslissingen te nemen die passen bij de situatie van dat moment.

Misschien zijn organisaties uiteindelijk niet zo anders.